Функције и службе

Спољна служба

Spoljna sluzba

Заштита архивске грађе и регистратурског материјала ван установе је један од основних и најважнијих функција сваког архива. Архивска грађа се дуги низ година и деценија налази ван Архива и користи се у свакодневном раду њених стваралаца, зато Архив преко своје Спољне службе посвећује посебну пажњу проналажења метода за што ефикаснију и адекватнију заштиту архивске грађе пре преузимања у Архив, као и да се грађа увек преузима у сређеном стању.
Сређена и пописана архивска грађа, која има историјску вредност, предаје се надлежном архиву после 30 година, од дана њеног настанка. Изузетно архивска грађа и регистратурски материјал настали у раду органа, установа, предузећа и других правних лица или појединаца који су укинути или су престали са радом сматрају се доспелим за преузимање и пре истека овог рока, ако не постоји правни наследник.
У спровођењу успешне заштите архивске грађе ван архива, обавезе архива се реализују кроз вршење стручног надзора над ствараоцима архивске грађе у погледу евидентирања, класификовања, архивирања, чувања, стручног одржавања, одабирања архивске грађе и излучивања безвредног регистратурског материјала. Унутар архива воде се одговарајуће евиденције о регистратурама (активним и пасивним), где се бележе све промене о ствараоцима грађе. Урађена је и компјутерска евиденција свих регистратура са територије коју покрива Архив у Чачку.
Основни циљ ове службе је сачувати архивску грађу данашњег времена која је често у опасности, првенствено због смештајног простора, необавештености запослених о вредности архивске грађе, недовољне стручности (радно место архивара).
Међуопштински историјски архив у Чачку врши надзор у регистратурама на територији града Чачка и општина Горњи Милановац и Лучани. Европски стандарди захтевају да сва предузећа и корпорације која излазе на тржиште света, морају имати добро сређену и класификовану архивску грађу. За све недоумице око чувања и излучивања безвредне документације, неопходно је да се обрате стручној служби Архива, коју води дипломирани правник и архивски саветник Миломирка Аџић.
У организацији Архива Чачак до сада су организована три стручна семинара за архиваре из регистратура на територији града Чачка и општина Горњи Милановац и Лучани (слика са семинара). Закон о архивској грађи и архивској служби у скупштинској је процедури, његово доношење помоћи ће да се законски утврде обавезе, стваралаца и имаоца документарног материјала и овлашћења архива у чувању јединственог архивског фонда Србије.