Функције и службе

Сређивање и обрада архивске грађе

Najstariji dokument Arhiva

Упоредо са преузимањем грађе тече и процес сређивања и обраде архвиске грађе. Он се одвија у Одељењу за сређивање и обраду архивске грађе. Архивску грађу смештену у депоу архива, архивист жели да презентује јавности и да омогући њено свестрано коришћење. Један од услова да се то постигне јесте њено сређивање.
Сређивање и обрада архивске грађе је један од најважнијих и најсложенијих стручних послова у архивима. Од начина на који је грађа сређена зависи у каквом ће се поретку наћи, у којој ће мери бити приступачна за коришћење и какав ће квалитет и употребна вредност обавештајних средстава бити. Послови сређивања садрже преко 80 радних операција.
Сређивање у архивима обухвата следеће архивске јединице: фондове, личне и породичне фондове, збирке архивалија, матичне књиге, мемоарску грађу, фотографије, микрофилмове, печате, преписе докумената, копије докумената, штампане ствари, фонотечке материјале, картографске материјале и друго. Сређивање фондова обавља се уз поштовање принципа провенијенције и принципа слободне провенијенције.
По обављеном сређивању фондова прелази се на њихову архивистичку обраду. Обрада подразумева све послове који се врше на сређеним фондовима да би се они потпуније заштитили и што више приближили корисницима за научне, културно-просветне, привредне, политичке и друге потребе. Те радње врше се у циљу израде обавештајних средстава о фондовима и садржини грађе у њима. У обавештајна средства спадају: улазни инвентар, општи инвентар, прегледи, општи каталози, пописи, сумарни инвентари, регеста, тематски каталози, аналитички инвентари, појединачни спискови и пописи грађе, фондова и збирки.
Деле се у две основне групе. У прву групу спадају обавештајна средства која пружају информације о фондовима и збиркама са одговарајућим садржајем у њима. То су: улазни и општи инвентар, прегледи, водичи, општи каталози и пописи. Другу групу чине обавештајна средства којима је омогућен увид у садржај грађе фондова и збирки. Таква врста обавештајних средстава су: сумарни инвентари, аналитички инвентари, регеста, тематски каталози, појединачни спискови и пописи грађе фондова и збирки.
Архив у Чачку има бар једно од наведених обавештајних средстава о сређеним фондовима и о садржини грађе у њима. У установи се посебна пажња поклања вођењу улазног, општег, сумарног и аналитичког инвентара, као и прегледу и водичу фондова.
Општи инвентар је основни документ заштите целокупне грађе Архива и прво обавештајно средство о садржини фондова и збирки. Начин вођења општег инвентара регулисан је на јединствен начин за све архиве Упутство Архивског већа Србије. Општи инвентар у Архиву води Зоран Маринковић.
Изради аналитичког инвентара у Архиву је посвећена пажња још од почетка седамдесетих година XX века. Први аналитички инвентар израдио је Младен Стефановић за породични фонд Фердинанд Крен и Станковић 1826-1978, нешто касније и за Начелство округа чачанског – Чачак 1839-1922. и Народни одбор округа чачанског – Чачак 1944-1947. Милутин Јаковљевић израдио је аналитичке инвентаре за Удружење резервних официра и ратника – Помоћна женска секција ФИДАКА – Чачак 1890-1948, док је Витомир Василић израдио аналитички инвентар за део фонда Центра за социјални рад – Чачак од 1959.
Комплетни подаци о Архиву и његовим фондовима дати су 1978. године у публикацији „Преглед фондова и збирки у СФРЈ“, у делу који се односи на Међуопштински историјски архив у Чачку.
Најважније информативно средство архива у Чачку је "Водич кроз архивску грађу Међуопштинског историјског архива у Чачку" и монографија "Архив у Чачку 1948-2003.", које је приредио Витомир Василић.
После 65 година од оснивања, данас Архив располаже са око 2000 дужних метара сређене и несређене грађе (415 фондова – 812,14 дужних метара; 32 лична и породична фонда – 21,05 дужних метара; 20 збирки – 51 дужних метара).
У служби за сређивање и обраду архивске грађе раде:
архивски саветник Зорица Матијевић,
виши архивисти Горан Давидовић и мр Оливера Милосављевић, 
архивисти Марија Крњајић и Никола Баковић, 
дипломирани историчар Мирослав Пурић