Заштита архивске грађе и документарног материјала ван установе је један од основних и најважнијих функција сваког архива. Архивска грађа се дуги низ година и деценија налази ван архива и користи се у свакодневном раду њених стваралаца. Архив преко Службе заштите архивске грађе и документарног материјала ван архива (Спољна служба -скраћеница) посвећује посебну пажњу да архивска грађа код ималаца и стваралаца буде адекватно смештена и пописана, што омогућује да се документација налази у сређеном стању.
Сређена и пописана архивска грађа, која има историјску вредност, предаје се надлежном архиву после 30 година, од дана њеног настанка. Изузетно, ако не постоји правни наследник, архивска грађа и документарни материјал настали у раду органа, установа, предузећа и других правних лица или појединаца који су укинути или су престали са радом сматрају се доспелим за преузимање и пре истека овог рока.
У спровођењу успешне заштите архивске грађе ван архива, обавезе архива се реализују кроз вршење стручног надзора над ствараоцима архивске грађе у погледу евидентирања, класификовања, архивирања, чувања, стручног одржавања, одабирања архивске грађе и уништавања безвредног документарног материјала. Служба заштите архивске грађе и документарног материјала ван архива води одговарајуће евиденције и све настале промене код ималаца и стваралаца.
Основни циљ Службе је да се сачува архивска грађа данашњег времена код ималаца и стваралаца, која је често у опасности, првенствено због неадекватног смештаја, необавештености запослених о вредности документације коју стварају као и недовољног броја стручних и обучених архивара.
У организацији чачанског Архива одржано је више стручних семинара за архиваре. После доношења Закона о архивској грађи и архивској делатности (Сл.Гласник РС, бр.6/20), запослени у Служби заштите су сваке седмице одржавали обуку, како у Архиву, тако и у просторијама правних лица на територији Чачка и општина Горњи Милановац и Лучани.
Европски стандарди захтевају да сва предузећа и корпорације која излазе на тржиште света морају да имају добро сређену и класификовану архивску грађу. На територији града Чачка и општина Горњи Милановац и Лучани, сва правна и физичка лица која поседују и брину о архивској грађи и документарном материјалу, неопходно је да се обрате стручној служби Архива у којој раде правник Никола Рајић и дипломирани историчар, архивист Мирослав Пурић, који од 31.октобра 2024. води Службу
Постављени су модели аката/обрасци неопходни за рад са правним лицима, које архивари могу попунити и послати имејлом на званичне адресе: miroslav.puric@arhivcacak.org.rs и nikola.rajic@arhivcacak.org.rs
1. Допис достављање архивске књиге
2. Захтев за прибављање мишљења
4. Обавештење о променама
5. Обавештење о оснивању и статусним променама
6. Захтев за сагласност на листу
8. Захтев за прибављање одобрења за уништавање
8.1 Попис ДМ за уништавање
11.1 Захтев за предају
11.2 Захтев за предају стечај
12. Попис грађе за предају
12. Попис ДМ за уништавање
13. Записник о примопредаји
