У петак, 29. марта 2024 у 11,00 часова у Међуопштинском историјском архиву Чачак одржан је састанак архивиста из : Краљева, Крушевца, Крагујевца,  Новог Пазара, Ниша, Лесковца, Ваљева и Чачка, док су колеге из Јагодине и Ужица   били оправдано одсутни, као и позвани из Прокупља, Шапца, Косовске Митровице. Најважнија тачка дневног реда био је разговор око питања  програма Писарница и е-Архив, односно око праксе примене електронског докумената у локалним управама и архивима. Разговарало се и о текућим проблемима у раду архива, као и о положају архивиста.

Закључци:

• Неопходно је применити, прилагодити  софтвер који постоји за све архивe –  АРХИС, коме би могли да приступе корисници, односно грађани, без увођења архива у централну електронску евиденцију, јер су архиви установе културе а не органи управе.
•  Планирано усвајање типских Листи категорија / Каталога поступака/ од стране надлежних органа и у складу са Уредбом о класификацији, која је у току.
• Архиви у својим депоима чувају велику количину архивске грађе. С обзиром на то да већ дуги низ година на тим пословима ради мали број архивиста, та је грађа у изузетно малом проценту дигитализована.
• Смештајни капацитети архива се често налазе на удаљеној локацији од управне зграде, што отежава рад.
• Што се тиче захтева физичких лица, ПИО фонда, Агенције за реституцију, судова, привредних субјеката и других правних лица, за издавање уверења или оверених фотокопија података из архивске грађе, архиви  их  добијају око хиљаду годишње, што је огроман задатак и проблем за мали број извршилаца на тим пословима. Претпоставља се да би био готово нерешив проблем скенирања великог броја докумената, у случајевима где има и преко сто листова у једном предмету, од којих су многи нестандардно великог формата, А3 и већи. 

• Поједини архиви имају велики број корисника, странака и истраживача, који ће тражити да им се достављају подаци у дигиталном облику, што се још увек не ради.

•  Присутни су  и технички проблеми у раду  архива. Поједини архиви  имају  проблем са легалним софтвером: оперативним системима и пакетом microsoft office,  не поседују чак ни службену email адресу са доменом,  него   користе gmail сервис.
• Е-пословање захтева нову организацију и систематизацију послова у архивима, а због е-потписа и е-печата, потребно је изменити статуте архивских установа. Поред измене статута,  пре имплементације е-пословања, због нове организације послова неопходно је изменити и систематизације радних места и правилнике о раду архива. За наведене правне поступке и радње неопходно је време, како би се ускладили архивистички прописи са прописима који регулишу е-пословање.

• Потребна је одговарајућа опрема (скенери, сервери, рачунари и др.) коју архиви немају или је застарела, а мислимо да та техничка средства морају да буду унифицирана нарочито за архивску асоцијацију: да заиста користе бржем сналажењу у великом фундусу архивских фондова, да претраживање буде поуздано и потпуно и знатно олакшано и да заштита заиста буде поуздана и трајна.
• Закон предвиђа и микрофилмовање као најпоузданији облик заштите, а то намеће знатне материјалне трошкове и потпуно обучене кадрове који ће успешно применити понуђена софтверска решења.

 Из наведених разлога неопходно је послати  нови  допис, /када буде формирана Влада РС и ресорна министарства / наводећи релевантне податке,  који описују слабости и потешкоће са којима се боре архиви у Србији.

Треба и даље инсистирати на папирном документу у погледу рада самих архива, архиви нису административне организације, нити органи управе, већ установе културе,  које се баве заштитом  историјских извора (архивске грађе у разним облицима, односно  записа).